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お中元のお礼状の書き方って?会社へのお返しは品物が良い?

      2015/04/26

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日ごろの感謝の気持ちとしていただくお中元。

贈ってくださったかの心に答えるようなきちんとしたお礼状を出したいものです。

でも、状況によってどのように書けば失礼がないのか?

分かりにくいことがあります。

今回は、

  • 個人へのお中元のお礼の書き方
  • 会社の個人へのお中元のお礼の書き方
  • 会社に届いたお中元のお礼の書き方
  • お中元を辞退するときの返事の書き方

と4つに分けてお話いたします。

もう1つ、

会社に届いたお中元へのお返しはどうするのかについても

  • お返ししない
  • 高価なものの場合
  • もし現金が届いたら
  • 受け取れないとき

この4つに分けてお伝えします。

お中元のお礼状の書き方

個人に届いたとき

あなたからお礼状を出します。
親しい方からのお中元なら電話でも失礼にはなりませんが、
目上の方や取引先からの場合は必ずお礼状を出します。
・お礼状のポイント

1.感謝の言葉を書く
2.自分ひとりでなく家族も喜んでいることを伝える
3.「これからも変わらずお願いいたします」など、これからのことについて書く
4.暑い時なので、相手の健康を気遣う言葉を添える

この4つが書かれていれば、堅苦しい言葉でなくとも
贈ってくださった方にあなたの気持ちが伝わります。

もし、1人暮らしで分ける人がいなければ、
会社の皆で頂戴いたしましたなどと書くと良いでしょう。

ただし、ちゃんと皆で分けることは忘れずに。
取引先からのお中元が届いたとき上司に報告すべきか迷いますが、
自宅に届いたものであれば上司に報告する必要はありません。

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会社の個人に届いたとき

この場合は、会社からあなたの名前でお礼状を出します。

普段、メールや電話でやり取りしていると、そのときにと考えてしまいますが、
電話やメールなどでお礼を伝えるのは失礼ですから注意しましょう。

この場合、必ず上司へ報告しましょう。
分けられるものであれば、部署内で分けるようにしましょう。
・お礼状のポイント

内容は個人のお礼状と変わりません。
2.は部署の皆でいただきましたなどと書くと贈った方も喜ばれます。

ただ、くだけた言葉使いはNGです。
会社間のことと考え必ず敬語を使った丁寧な文章にします。

 

会社に届いたとき

会社や部署に送られてきたときは必ず上司に報告します。

どんなものが贈られてきたのか内容も忘れずに報告します。

その上で会社名でお礼状を出します。

会社の個人宛に届いたときと同じく、電話やメールなどでのお礼はNGです。
・お礼状のポイント

会社名でお礼状を出しますので、会社のフォーマットを使います。
個人で勝手に書くことは避けます。
また、手書きでなく印刷されたお礼状を使いましょう。

もし、会社にお礼状のフォーマットがない場合は、
会社間の贈り物ですから、個人の気持ちが入りこまない文章をを心がけます。
堅苦しいくらいの言葉で書くことが大切です。
取引先に出向いたときなど、会社外で頂いたときも
必ず上司に誰から頂いたのか、頂いた物の内容を報告します。

 

お中元を辞退するとき

公務員など仕事上お中元をいただけない場合もあります。
また、取引先との関係でお中元を辞退したい場合もあります。

このような時は、
はっきりとこちらの事情を伝えて辞退する旨を伝えます。
相手の気持ちを考えすぎて回りくどい言い方は、
かえって相手に不信感を抱かせます。
・辞退の際のポイント

「こちらの都合で申し訳ございませんが、お気持ちだけ頂戴いたします」
「当社ではお取引先からの贈り物は頂戴いたしておりません」

など、相手の気持ちを考え、丁寧にお断りします。

差出人は会社名を使います。

 

会社に届いたお中元へのお返しはどうするか

お返ししない

お中元はお返しの必要はありません。
お礼状を書いて感謝の気持ちを伝えるだけで失礼はありません。

お返しをすると、相手から
「受け取りたくない事情でもあるのだろうか?」
と不信感を抱かれる原因になります。

お中元は贈り主の感謝の気持ちですから、
頂いたことに感謝するだけで相手は喜んでくださいます。

 

高価なものの場合

高価なものや高額の商品券の場合、
自宅、会社の個人宛、会社宛問わず必ず上司に報告します。

高価なお中元の品は、見返りを期待している場合が考えられます。
ですから、あなたが1人で考えず上司の判断を仰ぎます。

上司や会社の判断で会社名などでお返しを送るということもありますから、
報告を怠ったり、遅くなったりしないよう気をつけましょう。

報告を怠ったりした場合、後々、問題になることも十分考えられます。

 

もし現金が届いたら

現金が届いた場合は、上司に報告した上で必ず送り返します。

その際、送り返したことが記録として残る配達証明などを利用して、
確実に相手に返送したことを証明できるようにしましょう。

受け取った、受け取っていないというトラブルを防ぐことが大事です。

 

受け取れないとき

受け取れない理由を書いたお詫び状を添えて会社名で返送します。

お中元が届いたときに判断できるなら、
受け取りを拒否してお詫び状を送ってもいいです。

このときはできるだけ迅速に対処することが大切です。
お中元のお礼状の書き方とお中元のお返しについてお伝えしました。

せっかく頂いた贈り物です、
相手に感謝の気持ちがきちんと伝わるようにしたいですね。

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